MojOrganizator u poslovanju hotela i objekata sa salama
MojOrganizator je poslovni softver za planiranje i izvođenje događaja u vašim prostorima — sa centralnim planom za praćenje svih događaja, sala i dodela (šta je kada, ko ima pristup, šta je planirano). Na ovoj stranici: uticaj na operativu i kvalitet usluge, zatim paketi licence i tehnički limiti.
Kako MojOrganizator podržava vaše poslovanje
U hotelima i objektima sa više sala događaji se planiraju paralelno — svadbe, korporativni skupovi, banketi, svečani ručkovi. Bez centralnog sistema podaci o zauzeću, rasporedu sedenja i listi gostiju često su u odvojenim tabelama i prepiskama. To usporava pripremu, povećava rizik grešaka na dan događaja i otežava koordinaciju između prodaje, operativa, kuhinje i sale.
MojOrganizator objedinjuje kalendar termina, vizuelni plan prostora, evidenciju gostiju (rezervacija) i, po potrebi, meni i plan dana — u jednoj platformi, sa jasnom podelom uloga za rukovodstvo, operativu i eksterne organizatore događaja.
Centralni plan za praćenje svih događaja i prostora u objektu: koji termin je kada zauzet, koja sala ili zona pripada kom događaju, ko iz vašeg tima ili klijenta ima pristup, koliko je gostiju planirano i šta je zakazano u toku dana — bez prebacivanja između tabela i prepiskama da biste „složili sliku“.
Poslovni efekti koje obično traže rukovodstva
- Jedan pregled za rukovodstvo — svi događaji, sale i dodele na jednom mestu; jasno šta je kada i ko je za šta odgovoran u pripremi i na dan realizacije.
- Pregled zauzeća i kapaciteta — na jednom mestu vidite koje sale su zauzete, za koji datum i događaj; lakše planiranje prodaje i operativnog angažmana.
- Manje operativnih grešaka — raspored sedenja i lista gostiju su usklađeni; smanjuje se broj ispravki u poslednjem trenutku i nesporazuma između sale, kuhinje i recepcije.
- Kvalitet usluge prema klijentu — organizator događaja ili korporativni klijent može dobiti kontrolisan pristup (u okviru paketa) i sam ažurirati goste, uz vaš nadzor; manje ručnog prosleđivanja podataka.
- Efikasniji rad timova — šabloni prostora za tipične formate (banket, konferencija, svečani ručak) skraćuju pripremu; štampa i izvoz podržavaju rad na terenu i izveštavanje.
- Odgovornost i kontrola (opciono) — uz doplatu: evidencija radnih dana osoblja po događaju i pregled pristupa i izmena u sistemu, što pomaže internoj kontroli kada više zaposlenih radi na istim podacima.
Funkcionalnosti sistema
Plan prostora i raspored sedenja
Digitalni prikaz sale sa stolovima, mestima i elementima prostora. Za svaki događaj koristite postojeći šablon ili definišete novi. Izlaz za operativu: štampa po stolovima i deljenje sa kuhinjom i salom.
Evidencija gostiju (rezervacije)
Centralna lista gostiju po događaju i prostoru: ime, dodeljeno mesto, napomene, status dolaska. Pretraga, filteri, izvoz u Excel. Osnova za tačan broj gostiju i usklađenost sa kapacitetom sale.
Centralni plan — događaji, prostori i dodele
Kalendar i tabela događaja za ceo objekat: koji termin je aktivan, koji prostor je dodeljen, ko ima pristup (rukovodstvo, operativa, organizator klijenta), broj gostiju i plan dana. Jedan izvor podataka za pitanja tipa „šta imamo sutra u sali B?“ ili „ko je zadužen za ovaj banket?“.
Kalendar događaja i zauzeća
Svaki događaj vezujete za datum i jedan ili više prostora u objektu. Pregled mesečnog i godišnjeg opterećenja; mogućnost kopiranja sličnih događaja radi brže pripreme ponovljenih formata.
Više prostora i šablona u okviru objekta
Definišete sale, terase, segmente restorana kao posebne prostore. Broj prostora zavisi od paketa licence. Šabloni rasporeda se ne računaju kao dodatni prostor.
Meni po događaju
Kreiranje menija (kategorije i stavke) ili veza ka eksternom meniju. Dodela prostoru na događaju — ista informacija za kuhinju, salu i klijenta, bez duplog unosa.
Uloge i pristup (rukovodstvo, operativa, klijent)
Rukovodstvo (vlasnički nalog) ima pun pregled. Administratori u timu dobijaju ograničena prava po funkciji. U paketima Premium i Platinum moguće je otvaranje korisničkih naloga za organizatora događaja sa pristupom samo relevantnom terminu i prostoru.
Plan dana događaja
Vremenski raspored aktivnosti na dan događaja (npr. registracija, koktel, ručak, zatvaranje) — podrška koordinaciji između sale, kuhinje i tehničke službe.
Dodatni moduli (po ugovoru)
Radni dani zaposlenih po događajima; logovi pristupa i izmena; dodela konobara ili odgovornih osoba po stolovima; statistički pregled za odobrene korisničke naloge.
Obim usluge: MojOrganizator je softver za organizaciju događaja u vašim prostorima. Ne obuhvata iznajam prostora, ugovore sa klijentima niti fiskalno-knjigovodstvene procese hotela. Fizička usluga i odnos sa gostem ostaju u vašem poslovanju; sistem podržava planiranje, evidenciju i koordinaciju oko događaja.
Tok rada u sistemu
Operativni model je isti bez obzira na paket — razlikuje se broj prostora, događaja i gostiju koje možete voditi u licenci.
- Definisanje prostora — u sistemu unosite sale i zone objekta i pripremate šablone rasporeda za tipične formate događaja.
- Zakazivanje događaja — za konkretan datum i klijenta kreirate događaj u kalendaru (naziv, termin, interna napomena).
- Dodela prostora događaju — aktivirate plan sedenja i listu gostiju za izabranu salu ili više prostora istog događaja.
- Priprema i izvođenje — vaš tim unosi i ažurira goste; po paketu, organizator događaja može imati ograničen pristup; podaci su dostupni za štampu i izvoz do dana događaja.
Paketi licence i tehnički limiti
Korišćenje sistema regulisano je godišnjom ili mesečnom licencom. U nastavku su objašnjeni limiti po paketu (broj prostora, događaja u obračunskom periodu, broj gostiju po prostoru, administratorski nalozi) i dostupne doplate.
Paketi i cene · Pregled rešenja za firme · Zahtev za probu ili ponudu
Limiti u paketu — šta znači svaka stavka
Prostori i šabloni rasporeda
Limit „prostora” odnosi se na odeljak Prostori u vašem panelu — definicije sala ili zona koje ponovo koristite (npr. glavna sala, terasa, banket). Za jedan prostor možete imati više šablona rasporeda (različit raspored stolova); šabloni ne troše dodatne prostore iz paketa.
Primer za vas: Osnovni — 1 prostor; Premium — 3; Platinum — 10. Deset događaja u istoj sali i dalje je jedan prostor u paketu.
Šta se računa kao jedan događaj — primer hotela
Za svaki zakazani termin u kalendaru kreirate jedan događaj i na njega dodeljujete jedan ili više prostora (plan sedenja i lista gostiju):
- Korporativni ručak (petak, sala A): jedan događaj, jedan dodeljen prostor, do 80 rezervacija — više gostiju može deliti isti sto.
- Svadba (subota, banket sala): jedan događaj, jedan dodeljen prostor, 220 rezervacija, meni dodeljen kuhinji, plan dana za operativu.
- Isti datum, druga sala (nedelja, sala B): drugi događaj ili drugi dodeljen prostor u okviru istog događaja — zavisi od organizacije; svaki datum koji zakazujete kao poseban termin troši jednu stavku iz mesečnog limita događaja.
Svaka aktivnost sa svojim datumom = jedan događaj u mesečnom limitu. U Premium paketu (3 prostora) možete istog dana voditi događaj u sali i na terasi — to je jedan događaj sa dva dodeljena prostora. Tri odvojena datuma ili tri nezavisne proslave = tri događaja.
Događaji (mesečni limit)
Koliko događaja možete da kreirate u obračunskom periodu (mesečno, i za godišnju i za mesečnu licencu). Kopiranje događaja takođe troši limit ako je kvota popunjena. Jedan događaj = jedan datum, jedan ili više dodeljenih prostora.
Primer: Osnovni — do 5 događaja po periodu; Premium — 60; Platinum — 180.
Obračunski period: ne kalendarski mesec, već od dana aktivacije licence. Aktivacija 20. januara → prvi period do 19. februara, sledeći od 20. februara do 19. marta. Isti princip prikazujemo u panelu na stranici licence.
Rezervacije po dodeljenom prostoru
Maksimalan broj gostiju (rezervacija) u listi na jednom dodeljenom prostoru na jednom događaju. Svaki gost je jedna rezervacija; na jednom stolu može biti više rezervacija. Limit proverava sistem pri dodavanju gostiju.
Primer: Osnovni — do 500 rezervacija po dodeljenom prostoru; Premium — 600; Platinum — 1.200.
Vaši administratorski nalozi
Broj naloga koji upravljaju objektom: vlasnički nalog i dodatni administratorski nalozi (npr. menadžer sale). Eksterni korisnički nalozi za organizatore događaja ne ulaze u ovaj broj — vidi Uloge u sistemu.
Primer: Osnovni — 1 administratorski nalog (samo vlasnik). Premium — do 5; Platinum — do 10.
Uloge u sistemu (rukovodstvo, operativa, klijent)
Pristup se definiše po ulogama — u skladu sa organizacionom strukturom objekta i paketom licence. Svi nalozi rade u okviru iste licence pravnog lica.
Rukovodstvo — vlasnički nalog
Pun pregled i upravljanje: prostori, događaji, licence, meniji, zaposleni, gosti. Tipično jedan nalog za pravno lice ili direkciju objekta. Prijava uz dvofaktorsku autentifikaciju (2FA). U paketu Osnovni predviđen je jedan administratorski nalog (samo ovaj nivo).
Operativa — administratorski nalozi u timu
Nalozi za menadžera sale, koordinatora događaja ili službu prodaje — sa pravima koja dodelite (događaji, gosti, prostori, meni itd.). Svaki nalog ulazi u limit administratorskih mesta iz paketa. Dostupno u paketima koji dozvoljavaju više od jednog administratorskog naloga.
Eksterni korisnik — organizator događaja
Kontrolisan pristup za agenciju ili korporativnog klijenta: pregled i unos gostiju, rasporeda i menija samo za dodeljeni događaj ili prostor. Ne menja zakazivanje, prostore niti sistemske postavke. U paketu Osnovni kreiranje ovih naloga nije uključeno; u Premium i Platinum uključena je funkcija „Korisnici na događaj”. Broj korisničkih naloga nije ograničen paketom.
Šta je u paketu, a šta doplate
Osnovne funkcije (događaji, prostori, rezervacije, meni, štampa, Excel) dostupne su u svim paketima u okviru limita. Ispod su opcije koje se ugovaraju posebno — cene doplate pogledajte na stranici za firme.
Meni (svi paketi)
Vi kreirate menije (piće, hrana) — kategorije i stavke ili link ka spoljnoj stranici. Meni dodeljujete dodeljenom prostoru na događaju; korisnici ga vide u pregledu.
Korisnici na događaj (Premium i Platinum)
Omogućava otvaranje korisničkih naloga za organizatora događaja ili korporativnog klijenta, sa pristupom samo relevantnom terminu i prostoru. U paketu Osnovni ova opcija nije uključena; evidenciju vode rukovodstvo i operativni tim.
Radni dani (doplata)
Evidencija radnih dana zaposlenih po događajima i prostorima — ko je radio kada. Korisno za plate i izveštaje. Export u Excel sa filterima.
Pregled pristupa i izmene (doplata)
Logovi — ko se prijavio, ko je otvorio koji prostor, izmene rezervacija i rasporeda na platnu. Korisno kada više ljudi radi u istim podacima.
Statistika za korisnika (Premium i Platinum)
Možete korisničkom nalogu uključiti pregled statistike gostiju na dodeljenom prostoru (brojevi, filteri) — po vašoj odluci pri dodeli naloga.
Poređenje paketa
| Stavka | Osnovni | Premium | Platinum |
|---|---|---|---|
| Prostori (odeljak „Prostori”) | 1 | 3 | 10 |
| Događaji (mesečno) | 5 | 60 | 180 |
| Rezervacije po dodeljenom prostoru | 500 | 600 | 1.200 |
| Administratorski nalozi (vi + tim) | 1 | 5 | 10 |
| Meni | ✓ | ✓ | ✓ |
| Korisnici na događaj (kreiranje naloga) | — | ✓ | ✓ |
| Statistika za korisnika | — | ✓ | ✓ |
| Radni dani | — | doplata | doplata |
| Pregled pristupa i izmene | — | doplata | doplata |
Limiti važe za vašu firmu u aktivnom periodu licence. Cene paketa i doplate: Paketi i Dodatne usluge. Za probu ili prilagođenu ponudu kontaktirajte nas.
Kako plaćate licencu
- Godišnja licenca — jedna uplata za 12 meseci; pogodno ako stalno vodite više događaja.
- Mesečna licenca — plaćanje po mesecu; odvojena cena u odnosu na godišnju.
Limit događaja uvek se računa u mesečnim obračunskim periodima (od dana aktivacije), i za godišnju i za mesečnu licencu. Doplate (radni dani, logovi) obično se obračunavaju mesečno — detalje dobijate u ponudi.